Umgang mit Firmenvorlagen und Standardvorlagen

Um das Erstellen von Mengen-, Element-, Raumbuch- und Ausschreibungsinformationen für beliebige Projekte zu erleichtern, bringt die Vi MengenCloud ein umfassendes Set an vordefinierten Standardvorlagen dafür mit, die entweder direkt oder in angepasster Form als Firmenvorlage verwendet werden können.

Im Folgenden wird

• der Unterschied zwischen Standard- und Firmenvorlagen erklärt und gezeigt,
• wie Firmenvorlagen sinnvoll erstellt und genutzt werden,
• wie Firmenvorlagen bearbeiten und veröffentlicht werden,
• sowie in Verzeichnissen strukturiert bereitgestellt werden können.

Das ermöglicht es Ihnen, möglichst effizient mit der Vi MengenCloud zu arbeiten und gleichzeitig individuelle Arbeitsprozesse abbilden zu können.

Grundprinzip: Standard- vs. Firmenvorlagen

Standardvorlagen

• Über 270 Standardvorlagen werden mit der Vi MengenCloud bereitgestellt.
• Enthalten vordefinierte Strukturen und Inhalte (z.B. für Dachdecker, Heizung, Sanitär).
• Werden regelmäßig gepflegt und mit neuen Versionen von Vi BIM solutions automatisch aktualisiert.

Firmenvorlagen

• Sind individuell angepasste Vorlagen für firmenspezifische Abläufe.
• Können entweder von Standardvorlagen abgeleitet werden, um bei Aktualisierungen der Originalvorlage einfach angepasst werden zu können.
• Können alternativ auch manuell angelegt und gepflegt werden.
• Dienen dazu, wiederkehrende firmenspezifische Anpassungen zu vermeiden und Prozesse zu vereinfachen.

Wann sind Firmenvorlagen sinnvoll?

a) Wiederkehrende Anpassungen vermeiden
Beispiel: Dachdeckerarbeiten, bei denen immer bestimmte Positionen (z. B. Schneefanghaken, Traufblech) entfernt werden müssen.
Ziel: Zeit sparen, Fehler vermeiden, effizienter arbeiten.

b) Reduzierung auf unternehmensspezifische Varianten
Beispiel: Heizungsbau – Nutzung nur von Luft-Wasser-Wärmepumpen oder Kombigeräten.
Ziel: Übersichtlichkeit schaffen und Risiken bei der Auswahl minimieren.

c) Zusammenführung von Inhalten
Beispiel 1: Dachdecker- und Spenglerarbeiten, die gemeinsam vergeben werden.
Beispiel 2: Bestandsaufnahmen, bei denen Raumbuch und Einzelelementlisten zusammengefasst werden.
Ziel: Einheitliche, kombinierte Dokumente für die Praxis.

Erstellen von Firmenvorlagen

Empfohlener Weg: Ableiten von Standardvorlage

Die Standardvorlagen enthalten das Maximalset an möglichen Leistungen, von denen voraussichtlich nur eine Teilmenge für Ihre Firma benötigt wird.

Um nun eine Standardvorlage auf Ihre firmenspezifischen Inhalte zu reduzieren, können Sie diese einfach als Firmenvorlage kopieren und anschließend anpassen.
Öffnen Sie dazu die Seite Vorlagen und scrollen hinunter zum Bereich Standardvorlagen. Wählen Sie nun eine Standardvorlage aus, die Sie als Firmenvorlage selbst anpassen wollen, und klicken Sie auf die Aktion Kopieren.

Im zugehörigen Dialog vergeben Sie einen geeigneten Namen, um die Wiedererkennung sicherzustellen, und wählen Sie einen geeigneten Speicherort (im Bereich Firmenvorlagen). Lassen Sie den Haken gesetzt „Bei Änderungen an der Originalvorlage informiert werden“, um die Firmenvorlage bei zukünftigen Updates der Originalvorlage einfacher aktualisieren zu können (= Ableitung).

Entfernen Sie den Haken, wenn Sie wirklich nur eine Kopie der Originalvorlage ohne einfache Update-Option haben möchten.

Öffnen Sie die so erstellte Firmenvorlage, um sie zu bearbeiten, und entfernen Sie alle nicht benötigten Inhalte. Leistungen, die ab und an, aber eben nicht immer vorkommen, lassen Sie bewusst in der Vorlage. Die restlichen Einstellungen, die aus der Originalvorlage übernommen wurden, passen sie nur an, wenn nötig.

Nun müssen Sie die angepasste Firmenvorlage nur noch veröffentlichen, damit diese firmenweit zur Verfügung steht, um Projektdaten anzuzeigen.

Vorteile dieser Methode:

• Automatische Information bei Updates der Standardvorlage.
• Basis-Inhalte und Klassifikationen werden übernommen.
• Einfach erweiterbar und anpassbar.

Alternative: Manuelles Erstellen einer neuen Vorlage

Das direkte Anlegen einer neuen Firmenvorlage eignet sich für sehr spezifische, neue Anforderungen, die nicht über die Standardvorlagen abgebildet werden.

Nutzen Sie dazu die Funktion Neue Vorlage, entweder über die gelbe Schaltfläche rechts oben oder indem Sie ein Verzeichnis im Bereich Firmenvorlagen auswählen und die entsprechende Aktion starten. Damit legen Sie eine komplett leere Vorlage an. Diese hat keine Verbindung zu bestehenden Standardvorlagen und erhält somit auch keine automatischen Update-Informationen.

Bearbeiten von Firmenvorlagen

Veröffentlichen von Firmenvorlagen

Verwalten und Strukturieren von Firmenvorlagen

Firmenvorlagen können in eigenen Verzeichnissen organisiert werden. Gerade bei vielen Firmenvorlagen hilft eine klare Struktur. Ein Beispiel für eine gute Verzeichnisstruktur könnte so aussehen:

Hierzu stehen folgende Aktionen im Bereich Firmenvorlagen zur Verfügung:

• Verzeichnis anlegen
• Verzeichnis bearbeiten, inkl. eines optionalen Beschreibungstextes
• Verzeichnis löschen, inkl. aller Unterverzeichnisse und Inhalte

Firmenvorlagen können nun einfach über die Aktion Verschieben in das gewünschte Verzeichnis gelegt werden.

Tipp:
Um gleich mehrere Firmenvorlage auf einmal in das gleiche Verzeichnis zu verschieben, wählen Sie diese per Klick in die Checkbox am Zeilenanfang aus. Sobald Sie mehr als 1 Firmenvorlage ausgewählt haben, erscheint rechts oben die gelbe Schaltfläche Aktionen für die Mehrfachaktionen Verschieben und Löschen.
Beachten Sie, dass die Mehrfachaktion Verschieben nur zur Verfügung steht, wenn ausschließlich Firmenvorlagen selektiert sind. Die Mehrfachaktion Löschen funktioniert auch bei gleichzeitiger Auswahl von Firmenvorlagen und -verzeichnissen.