Zugangsverwaltung für Firmen
Zugangsverwaltung für Firmen
Über die Zugangsverwaltung können Vi Accounts mit administrativen Berechtigungen
- weitere Mitarbeitende Ihrer Firma einladen, sich für einen Vi Account mit Firmenzuordnung zu registrieren,
- diesen Zugängen erweiterte Berechtigungen geben, z. B. zur Nutzung eines von der Firma lizenzierten Cloud-Produkts,
- oder auch bestehende Zugänge entfernen.
Wie erhalten wir als Firma einen ersten Vi Account mit administrativen Berechtigungen, um die Zugänge verwalten zu können?
Sobald Ihre Firma die Lizenz für eines unserer neuen Cloud-Produkte erwirbt, beispielsweise die Vi Cloud, wird ein Einladungslink für einen Vi Account mit administrativen Berechtigungen für Ihre Firma generiert. In Absprache mit Ihrer Firma senden wir den Einladungslink dann an diejenige Kontaktperson, die für Ihre Firma die Zugangsverwaltung im Vi Portal administrieren soll. Diese Person klickt dann auf den Einladungslink, registriert sich für ihren persönlichen Vi Account und hat danach Zugriff auf die Zugangsverwaltung für Ihre Firma.
Wie können die Zugänge verwaltet werden?
Auf dem Tab Zugänge werden die Zugänge mit E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname sowie ihrer Gruppenzuordnung aufgelistet. Bei Zugängen ohne erweiterte Berechtigungen ist die Spalte Gruppenzuordnung leer.
Einladen
Über den Button Einladen rechts oben können Sie weitere Mitarbeitende Ihrer Firma per E-Mail einladen, sich für einen Vi Account zu registrieren.
Tragen Sie in dem Dialog die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie zu Ihrer Firma einladen möchten.
Die eingeladene Person kann bei der Registrierung selbst entscheiden, ob sie diese E-Mail-Adresse oder eine andere für ihren persönlichen Vi Account verwenden will.
Optional können Sie diesem Zugang erweiterte Berechtigungen geben. Wählen Sie dazu die entsprechende(n) Gruppe(n) aus.
Derzeit stehen zwei Gruppen zur Verfügung:
- FirmenAdmin: Damit kann die Zugangsverwaltung administriert werden für Ihre Firma. Üblicherweise sollte der Personenkreis mit dieser Berechtigung eher klein gehalten werden.
- ViCloudAdmin: Damit ist der Zugriff auf die Vi Cloud Administration möglich, sofern Ihre Firma die Vi Cloud lizenziert hat. Da über die Vi Cloud Administration die Ansichtseinstellungen und Standarddokumente für die Vi Cloud Präsentationen Ihrer Firma angepasst werden können, sollte auch hier der Personenkreis beschränkt sein.
Die Gruppenzuordnung kann für bestehende Zugänge jederzeit angepasst werden, d.h. es können Gruppen hinzugefügt oder entfernt werden.
Klicken Sie nun auf den Einladen-Button, um die Einladung an die angegebene E-Mail-Adresse zu versenden.
Auf dem Tab Einladungen werden die offenen Einladungen aufgelistet. Sie können dort bei Bedarf erneut versendet werden oder auch vorzeitig zurückgezogen werden.
Über den Einladungslink in der E-Mail wird der neu registrierte persönliche Vi Account der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters Ihrer Firma zugeordnet.Wenn sich diese Person anschließend mit ihrem Vi Account anmeldet, wird in der Sidebar unter dem Namen des Vi Accounts auch der Firmenname angezeigt.
Berechtigungen für Zugang anpassen
Wenn Sie eine Zeile in der Tabelle mit den Zugängen selektieren, wird in der Gruppenzuordnungsspalte am Ende ein Bearbeiten-Button (Stift) angezeigt. Klicken Sie darauf, um die Berechtigungen für diesen Zugang anzupassen.
Zugang entfernen
Selektieren Sie den Zugang in der Tabelle, dem Sie den Zugriff auf Ihrer Firma entziehen wollen. Bei Bedarf können auch mehrere Zugänge auf einmal selektiert werden.
Drücken Sie anschließend auf den Button Zugang entfernen rechts oben und bestätigen Sie das Entfernen der aufgelisteten Zugänge von Ihrer Firma.
Die betroffenen Vi Accounts bleiben dabei weiterhin bestehen, da sie personenbezogen sind. Sie verlieren lediglich den Zugang zu Ihrer Firma und damit den Zugriff auf die Cloud-Produkte von Vi BIM solutions, die für Ihre Firma lizenziert sind.
Falls nötig, können Sie einen betroffenen Vi Account zu einem späteren Zeitpunkt erneut in Ihre Firma einladen. Der per E-Mail versendete Einladungslink kann auch mit einem bereits bestehenden Vi Account angenommen werden.